Составляем правильный список задач. Часть1

О прочистке мозга

Меня зовут Максим Дорофеев. Всю свою сознательную жизнь я провел в ИТ индустрии, заработав первые деньги программированием в 13 лет. Позже получил фундаментальное образование на физфаке МГУ и начал строить карьеру руководителя в ИТ.

Лет 8 назад перестал гордиться тем, что постоянно ничего не успеваю и имею список дел по предварительным оценкам еще на 3 жизни вперед. Понял, что надо что-то с этим сделать, после чего погрузился в изучение техник личной эффективности, тайм-менеджента, психологии, физиологии в поисках лекарства. В итоге я пришел к определенному сплаву техник которые я обкатал на самом себе, когда еще работал по найму. Позже, превратившись в вольного тренера-консультанта, я начал обучать этим техникам других людей, а теперь хочу начать делиться ими и с вами.

У меня есть свой блог и форум.

Читайте также (откроется в новой вкладке):

Составляем правильный список задач. Часть 1
Составляем правильный список задач. Часть 2
Составляем правильный список задач. Часть 3
Составляем правильный список задач. Часть 4

Помнить или думать? Разгружаем мозг

Вы когда-нибудь полагались на свою память, доверяя ей список ваших дел? Если да, то наверняка вам знакома ситуация, когда в самый неподходящий момент вы забывали самое неподходящее дело, и вспоминали об этом уже на следующий день после того, как надо было его сделать. Знакомо? А еще в особо тяжелых случаях можно было начать злиться на себя: «Неужели так сложно запомнить такие простые вещи? Что же я за склеротик такой?!».

Если вам это знакомо – не переживайте. Запоминать нам действительно сложно, особенно ту информацию, которая часто меняется (а список дел, если вы все делаете правильно, все-таки меняется довольно часто). Мало того, не просто сложно, а практически невозможно причем по чуть ли не физиологическим причинам. Что еще страшнее, попытки удерживать в голове какую-либо информацию даются нам очень дорого – за это мы платим нашей способностью мыслить.

Даниэль Канеман в своей книге ссылается на эксперименты, четко показывающие, что попытка удерживать информацию в рабочей памяти очень существенно снижает наши интеллектуальные возможности и способность к самоконтролю. А известный еще с начала прошлого века эффект Зейгарник, говорит о том, что не доведенное до конца дело вам будет сложнее забыть. Часть мозга просто теряет контроль над поведением, при попытке что-то запомнить. Тот же эффект у пары стаканчиков спиртного и у бессонной ночи.

То есть, вы понимаете, что это означает? Всякий раз, когда вы сидите за компьютером занимаетесь своим делом, к вам подходит коллега с просьбой что-то для него сделать, а вы ему в ответ: «Да-да, я запомню» - вы тут же утрачиваете ощутимую часть своего интеллекта, будто опрокинули стаканчик или спали этой ночью на 2 часа меньше (кому как больше нравится).

А многие поступают так не один раз за день, наслаивают одно «запомню» на другое. Кстати, нередко эти «да-да, я запомню» выскакивают в сознании, когда вы уже легли спать, заставляя вас думать о работе и явно не добавляя вам крепости к сну и бодрости на следующее утро. После чего, вы с хорошей вероятностью будете думать о сне на работе…

У большинства людей таких потенциально забытых вещей может храниться в голове великое множество. Перед тем, как двинуться дальше, я предлагаю вам потратить 5-10 минут на то, чтобы взять и вытащить их все на поверхность. Дэвид Аллен, автор всемирно известного бестселлера по личной эффективности «Как привести дела в порядок» предлагает использовать для этой задачи список спусковых крючков.

Спусковой крючок – это слово или объект, глядя на которые из вашей памяти «выстреливают» какие-то дела, которые надо сделать или другие вещи, которые по ряду причин вы не хотите забыть. При этом, спусковой крючок не обязан иметь ничего общего с тем, что он выдернул из вашей памяти, так как иногда линия ассоциаций может быть не самой тривиальной.

Прямо сейчас сделайте следующее: вдумчиво прочитать слово за словом из списка спусковых крючков. Если какой-то из них вытащил нужную вещь из вашей памяти (а то и две или даже больше) – запишите ее отдельной строчкой на лист А4. Сколько всего вещей вылезло из вашей памяти? Что вы чувствуете, глядя на этот список?... Этот список, скорее всего не имеет ничего общего с вашим списком дел, но является первым к нему шагом.

Список задач и экономия мышления

Если на предыдущем шаге из вашей головы вылезло довольно большое количество разных дел, то наверняка вы сейчас думаете о том, где же взять столько времени, чтобы это все успеть. И у меня для вас хорошая новость – если вы являетесь работником умственного труда, то с хорошей вероятностью времени у вас достаточно и вас ограничивает что-то другое…

Дело в том, что когда мы думаем, наш мозг расходует некий ресурс, назовем его мыслетопливом. Как только мыслетопливо заканчивается, нам становится очень сложно решать даже очень простые задачи, и мы начинаем «тупить» над, казалось бы, элементарными вещами, в результате даже маленькая пятиминутная задачка способна растянуться на полчаса и больше. Знакомо?

Мыслетопливо так же, как и время, нельзя накопить, то есть взять остатки со вчерашнего дня и перенести в сегодняшний. Хуже того, большую часть мыслетоплива мы растрачиваем впустую просто думая одну и ту же мысль по нескольку раз: «О! Недельный отчет! Надо делать недельный отчет, так как шеф хотел бы его видеть в понедельник. Так, но для этого мне нужна выгрузка данных за прошлую неделю… Надо попросить ИТ-шников прислать мне выгрузку. Точно – попросить Лешу прислать мне ексельку… Когда дойду до офиса – сделаю…». В нашей голове сидит недоделанный отчет, а первоочередной шаг «Попросить Лешу прислать мне ексельку» приходится вычислять, затрачивая на это мыслетопливо.

К сожалению, вычислив этот первый шаг один раз, мы не можем удержать его в голове и в следующий раз, когда он нам понадобится, нам приходится опять его вычислять. А запустить процесс вычисления первого шага может что угодно, например, вид самого начальника: «О, а вот и шеф идет на встречу! Надо поздороваться! Ой… Я же не сделал отчет. Точно, отчет! Так, но для этого мне нужна выгрузка данных за прошлую неделю… Надо попросить ИТ-шников прислать мне выгрузку. Точно – попросить Лешу прислать мне ексельку…»

В итоге при особом умении мы способны растратить большую часть своего мыслетоплива просто на прокручивание в голове недоделанных дел.

Но есть очень простое решение… Как говорит мой тренер: «Все запомните, а вы боксеры – запишите!». Да, нашим лучшим другом должен стать список задач. Я больше, чем уверен, что многие из вас уже пробовали вести план работы на день по много-много раз, но эти списки буквально через неделю-две превращались в чудовище, с укором смотрящее на вас красными строчками просроченных дел. В большинстве случаев это происходит по одной из трех причин, и в этом посте я расскажу вам о первой, а остальные опубликую отдельными записями.

Правильные формулировки

Вы смотрели фильм «Помни» (в оригинале - Memento)? У главного героя редкая форма амнезии – он помнит все до определенного момента. Все, что происходит после этого, способно удержаться в его памяти всего несколько минут. При всем при этом ему приходится расследовать убийство жены. То, с какой четкостью и аккуратностью он оставляет подсказки для самого себя, – это эталон.

Вспомните свой план дел. На что он был похож? На четкие инструкции к действию или все же больше на набор существительных и словосочетаний, по сути скорее спусковые крючки, чем описание действий? Помогали ли ваши списки задач без особых размышлений взять и начать выполнять дело, не разгадывая при этом очередной ребус мучительно вспоминая что же вы имели в виду под этим словом, и что же на самом деле надо сделать?

Как я говорю на тренингах, хороший список задач – это ваше послание в будущее одному очень хорошему человеку. Вы все его знаете. Сделайте так, чтобы этот человек мог с минимальными усилиями просто взять и начать делать дело.

Чтобы получить такой список задач, я пришел к следующим критериям:

1. Сформулирована как полный ответ на вопрос «Что нужно сделать?»
2. Начинаться с глагола в начальной форме. Например: написать, позвонить, спросить, найти, и т.д.
3. Содержать необходимые дополнения.
4. Быть выполнимой максимум за полчаса с минимальными затратами мыслетоплива. Задачи с формулировками: подумать, придумать, решить, изучить, проанализировать будут лишь вызывать желание отложить их на потом. Что делать с такими задачами, когда они перед нами возникают – будет темой отдельного поста. Пока просто поверьте, то даже у сложных исследовательских задач всегда можно найти первоочередной шаг, выполнимый с минимальными затратами мозга.
5. Формулировка задачи один в один должна совпадать с действием. Если для задачи «Отправить отчет начальнику» необходимо «Запросить ексельку у Леши из ИТ отдела», то в план работы следует поместить именно второе.

Попробуйте теперь по каждой вылезшей у вас мысли сформулировать первоочередной шаг, и создайте список, в котором КАЖДЫЙ шаг удовлетворяет ВСЕМ пяти критериям. Для того, чтобы свершилось чудо, очень важно, чтобы все до единой задачки были четкие, краткие и конкретные. Если там будет хотя бы одна задача, которая «ну мне и так понятна», то это тут же ополовинивает вероятность чуда.

Посмотрите на результат. Отличаются ли ваши ощущения от тех, что вы испытали при взгляде на список вылезших мыслей?

Если вам это начинает нравиться, возьмите за привычку по каждой вылезшей в голове мысли тут же формулировать и записывать в общий список первоочередное дело.

И не пытайтесь бежать впереди паровоза, начав разыскивать что бы такое скачать себе на смартфон, чтобы было удобно – пусть все будет пока на бумажке. Преждевременная погоня за удобством чревата неприятностями.

[EPSB]20 декабря Максим Дорофеев снова проводит тренинг в Москве.
Можно прийти лично или посмотреть онлайн. Записывайтесь![/EPSB]