Техника естественного планирования

В статье о том, как обрабатывать входящие, я обещал описать метод естественного планирования, который помогает найти первоочередной шаг, приближающий вас к завершению любого дела. И вот время пришло.

Метод волшебной феи

Сейчас рекомендую еще раз посмотреть на пять критериев правильной формулировки задачи из первой статьи  и особенно на пункт 4: каждая задача в вашем списке дел должна быть выполнимой максимум за 30 минут с минимальными мыслительными усилиями. Это не значит, что любое дело вы должны выполнить за полчаса, практически не включая мозг.  Это не означает, что дела, не укладывающиеся в эти рамки, не стоит делать вовсе. Этот пункт говорит о том, что для подавляющего большинства сколь угодно сложных дел, вы можете сформулировать самый первый шаг, приближающий вас к завершению этого дела.

Этот первый шаг уже выполним и максимум за 30 минут, и с минимальной затратой мышления. Однако найти и сформулировать его может быть очень непросто, и поможет нам в этом техника естественного планирования. Однако перед тем, как приступить к естественному планированию, рекомендую попробовать метод волшебной феи, представляющей собой упрощенную схему этой техники.

Метод волшебной феи заключается в следующем: представьте, что к вам прилетела маленькая волшебная фея. В своем деле она еще новичок, и какой-то серьезной помощи вы от нее не получите. Все, что фея может для вас сделать, – это дать вам 20 минут, но только если вы используете это время, чтобы приблизить себя к завершению вашего дела. Результатом этих 20 минут должно быть какое-то продвижение вперед.

Что будет этим результатом? Если вы же поняли, каким будет результат первого шага, то правильно сформулировать задачу по его достижению будет уже несложно.

01

Преимущество метода волшебной феи заключается в его оперативности. Все, что вам нужно, – 10-20 секунд, чтобы просто посидеть и подумать об одном деле. Если же метод не дал удовлетворительного результата, тогда для определения первоочередного шага придется прибегнуть к более тяжелой артиллерии.

Техника естественного планирования

Если метод волшебно феи не помог, на этот случай есть более универсальный рецепт. Его имеет смысл использовать также в случаях, когда первоочередной шаг понятен, прост, но… уже несколько месяцев вы не можете его выполнить по тем или иным причинам (в том числе уважительным).

Изначально о технике естественного планирования я узнал из книги Дэвида Аллена и дополнил ее идеями из частных бесед с Андреем Степенко. Техника представляет собой последовательное размышление о проекте (проблеме или задаче) в пяти различных режимах:

  1. Зачем мне это нужно? (Мотивация и принципы)
  2. Как это в итоге должно выглядеть? (Видение конечного результата)
  3. Какие у меня есть идеи? (Мозговой штурм)
  4. Как эти идеи связаны друг с другом? (Организация)
  5. Что я могу сделать прямо сейчас, чтобы приблизить проект к завершению? (Следующий шаг)

Теперь чуть подробнее о каждом из этапов. 

Зачем мне это нужно? (Мотивация и принципы)

02

Важность вопроса «зачем мне это нужно?» кажется настолько очевидной, что мы часто даже не удосуживаемся его себе задать. Тем не менее, рекомендую взять лист А4 и на нем продолжить фразу: «Это для меня важно, потому что …». Почему это важно для вас? Важно? Именно для вас? Или для кого-то еще? Если вы думаете, что эта задача больше важна для кого-то другого, ниже на том же листе продолжите: «Я понял, что для <имя> это очень важно, так как …» и дальше попробуйте составить список хотя бы из двух пунктов.

Этим упражнением я не хочу подтолкнуть вас к мысли, что эта задача никому не нужна и ее стоит выбросить из ваших планов (хотя такой исход будет тоже полезным). Цели этого упражнения в другом:

  1. Зафиксировать важность задачи, чтобы в будущем можно было бы с легкостью восстановить ее у себя в голове. Потому как буквально через 5-15 минут после вычисления первоочередного шага, понимание важности отойдет на второй план. Правильная формулировка задачи вдохновляет, но еще больше вдохновляет понимание цели, к которой приближает ее выполнение.
  2. Понять, хочу ли я достичь результата или следовать пути. Часто  проблемы возникают, когда мы относимся к проекту с процессным мышлением или к процессу с проектным. Например, заняться спортом, выучить английский, разобрать балкон/гараж/дачу – это не совсем проекты, это способы жить иначе. Не может же быть такого: «Так, все, я занялся спортом и стал здоровым! Теперь здесь можно поставить галочку и вернутся к своему привычному образу жизни». Заняться спортом – это изменить образ жизни. Изучить английский язык – тоже. Разобрать гараж или балкон… Вы действительно хотите их разобрать или же вам хочется поддерживать их в чистоте все время? 

Как это в итоге должно выглядеть? (Видение конечного результата)

03

Если вы прошли этот этап и понимаете, зачем вам нужна эта задача, то можно перейти на второй шаг: определение видения результата. Вы понимаете, как выглядит то, к чему вы хотите прийти? Можете продолжить писать на том же листе А4: «Когда это будет выполнено, то …». Что у кого будет? Кто и что получит? Что и как будет выглядеть, и кто в связи с этим какие чувства будет испытывать? 

Какие у меня есть идеи? (Мозговой штурм)

04-1

Если видение было достаточно четким и ответ на вопрос «зачем?» достаточно убедительным для вас самих, то это автоматом запустит в вашей голове режим мозгового штурма. В этом режиме в вашей голове начнут появляться идеи разной степени бестолковости, и ваша задача – начать выписывать как есть. Хоть на тот же лист бумаги, хоть при помощи любого другого инструмента. На этапе мозгового штурма часто встречаются следующие ошибки:

  1. Мы начинаем оценивать идеи и со словами: «Не, ну это полный бред…» игнорировать их. Иногда этот полный бред при последующем рассмотрении оказывается не таким уж бредом. А еще чаще одна действительно бестолковая идея «приводит своих друзей», выдергивая из недр сознания что-то стоящее.
  2. Мы начинаем переключать себя в режим действия и думать, «что можно сделать», тогда как нас на этапе мозгового штурма больше интересуют аспекты задачи, которые надо принять во внимание (и потом уже решать, надо ли с ними что-то делать). Например, в случае для планирования отпуска: «Перелет», «Дедлайны на работе», «Даты отпуска супруги», «Кот дома» – это аспекты. В то время как «Купить билеты», «Уточнить у руководителя дату сдачи проекта», «Спросить жену, отпустят ли ее в ноябре» и «Спросить, возьмет ли мама к себе кота на 3 недели» – это задачи. На этапе мозгового штурма нам нужны аспекты, и чем больше мы выявим, тем точнее сможем определить первоочередной шаг. 

Как эти идеи связаны друг с другом? (Организация)

05

В момент, когда вы чувствуете, что идеи иссякли и интенсивность мозгового штурма сходит на нет, переходите к четвертому этапу техники естественного планирования – оценке и организации. На этом этапе надо собрать все полезные идеи в какую-либо структуру. Например, многоуровневый список, мыслесхему или еще какой-либо привычный для вас вид диаграммы. Здесь уже наступает пора оценить идеи и поместить их в удобную для вас структуру. 

Следующий шаг

06

После этого, глядя на организованные мысли, попробуйте использовать метод волшебной феи еще раз – это и есть пятый завершающий этап техники естественного планирования.

Домашнее задание

Если в вашем списке дел есть задачи, которые либо

  1. явно невыполнимы за 30 минут с минимальными усилиями мозга,
  2. простые, маленькие, понятные, но болтаются в списке уже несколько недель

попробуйте применить к ним метод волшебной феи или технику естественного планирования и посмотрите, что получится.

 

Подпишись!

Оставьте адрес, и каждую среду мы будем высылать свежую статью

Спроси
автора статьи