Система, проект, неделя, день. 4 инструмента для планирования

Профессионал доводит навыки до автоматизма – делает из них привычку. Существует один рецепт в улучшении навыка: делать, делать, и еще раз... ну вы поняли. Я работаю интернет-маркетером уже год. Регулярно пробую инструменты, сервисы, подходы и фишки, которые помогают в работе. Какие-то отвалились, но некоторый багаж до сих пор со мной. В этой статье я расскажу об инструментах для планирования. Речь не только о маркетинге: эти советы пригодятся в любой работе, да и вообще в жизни.

Инструмент эффективного планирования сложных систем

Иногда «приходят» большие задачки: например, продумать стратегию интернет-маркетинга. Раньше я пугался и закапывал голову в песок, потому что не понимал, с чего начать. Сейчас мне на помощь приходят так называемые интеллект-карты (mindmaps). Они помогают наглядно, шаг за шагом изобразить логику сложной системы, не тратя время и бумагу на рисование запутанных схем. С помощью интеллект-карты я, например, спланировал продвижение семинара Игоря Манна, а потом распечатал и вклеил для удобства в тетрадь. Теперь она всегда со мной: Я использую XMind, потому что он простой и бесплатный, а для сторонников онлайн-сервисов подойдет Mindmup. Мои коллеги используют для SMM и inbound-маркетинга Drichard и Mindmeister.

Инструмент для планирования проекта

Управление проектом складывается из множества компонентов: нужно ставить задачи, назначать ответственных, следить за сроками и так далее. В этом помогут специальные сервисы. Любимый инструмент «ЛидМашины» – Asana. Она бесплатная, а дизайн с недавних пор стал радовать глаз. Поначалу к ней трудно привыкнуть: я, например, адаптировался целый месяц. Со временем все элементы становятся очевидными, а ставить задачи в «Асане» себе и другим входит в привычку.Некоторые коллеги предпочитают Basecamp. Он гораздо дружелюбнее встречает новых пользователей, но за его услуги придется платить. Стоит отметить, что ни Asana, ни Basecamp не заменят интеллект-карту и не помогут разложить систему по полочкам. Вместо этого получится длинный непонятный список:Функций у систем управления проектами очень много, как и самих систем. О них я расскажу в другой раз.

Инструмент для планирования рабочей недели

Пойдем дальше от общего к частному. Я подсмотрел у Игоря Манна прием под названием «топ-5» – список пяти самых важных дел на грядущую неделю. Это прием, который учит фокусироваться на главном и не отвлекаться на второстепенные задачи. Советую составить топ-5 в воскресенье. Так получится отдалиться от почты, переписки и других «ну о-очень важных задач». Уйдет на это не более получаса. Топ-5 не принесет пользы, если у вас нет стратегии или большого плана действий. В этом случае вернитесь на шаг назад и продумайте его. Топ-5 можно вести в телефоне, но лично я пишу его на листочке и вешаю перед собой на цветок. Так список всегда перед глазами и не дает о себе забыть: повернул голову и говоришь себе: «Ах, ну конечно, опять фигней занимаюсь».

Инструмент для планирования рабочего дня

Самая маленькая единица – день. Для меня спланировать его – важнее зарядки. Когда у меня нет списка дел, я начинаю нервничать. Что надо сделать? Что из этого важно? Что я забыл? Такие вопросы я задавал себе не меньше пяти раз за день, а в итоге все равно путался и что-нибудь забывал. Круто в этот момент иметь топ-5. Смотришь на него – видишь большие задачи и начинаешь разбирать их на мелкие. Мне нравится составлять список дел утром, до работы. Я использую программу Workflowy, она до безумия простая, работает и онлайн, и оффлайн. Там же, кстати, храню список обычных дел на день. Аналог Workflowy – любое приложение для заметок или простая бумажка и ручка. Не советую использовать напоминания: они прыгают, орут и отвлекают. Используйте их по назначению. Кстати, гуру личной эффективности Максим Дорофеев написал в нашей учебке целых шесть статей про списки задач. Привычка – подруга регулярности. Без нее инструменты для планирования вряд ли вам помогут. Формировать привычку начните с малого: научитесь планировать день, а через неделю или две попробуйте составить топ-5. Шаг за шагом планирование станет частью вашей жизни. Я осознал это, когда пришел в магазин со списком покупок, а как его составил – не помню. Успехов в планировании!