Интеграция CRM-системы с почтой — два быстрых способа [Инструкция]

Идеальная CRM-система не только показывает эффективность менеджеров, но и упрощает их работу. Все заявки от клиентов должны попадать в нее автоматически — менеджеру останется только их обработать.

Чтобы заявки сами попадали в CRM, нужно настроить интеграции со всеми источниками сделок — сайтом, почтой, телефонией и различными виджетами. Большинство этих интеграций можно сделать без участия программиста — были бы инструкции.

Настраивая AMO CRM, я обнаружила, что каждый источник заявок интегрируется с CRM несколькими способами. Пришлось попробовать каждый, чтобы понять, какой лучше подойдет для проекта. Теперь я понимаю, чего ждать от каждой интеграции, и готова поделиться этими знаниями с вами.

В этой статье я расскажу, как связать AMO CRM с почтой.

Зачем интегрировать CRM-систему с почтой

Когда CRM-система интегрирована с почтой, при входящих письмах от новых клиентов в ней автоматически создаются сделки.

Вам не придется проверять менеджеров отдела продаж — создали они вручную сделку из входящего письма или нет. А продавцам, в свою очередь, не нужно будет регулярно обновлять почтовый ящик — все входящие сами попадут в CRM-систему.

Есть два способа интеграции почты и AMO CRM:

  • через автообработку писем;
  • через подключение почтового ящика.

У каждого способа свои нюансы.

Интеграция через автообработчик писем

Этот способ подходит, если на ваш почтовый ящик приходят однотипные, шаблонные письма от клиентов — например, заявки с сайта. Вы сможете настроить правила, по которым входящие письма будут превращаться в сделки: какой у них будет статус, кто ответственный и так далее.

Для подключения зайдите в настройки цифровой воронки и добавьте источник сделки «Автообработка писем».

Автообработчик писем в AMI CRM

Система создаст специальный ящик AMO CRM, на который нужно перенаправлять входящие письма. Как только вы настроите переадресацию, CRM подгрузит последние письма и предложит выбрать одно из них в качестве шаблона.

Выделите в этом шаблонном письме любой текст. Выберите, какому полю будущей сделки или контакта он должен соответствовать. На скриншоте номер телефона во всех будущих сделках будет попадать в карточку контакта в поле «Рабочий телефон».

Настройте соответствие полей письма и будущей сделкиТакже в настройках можно задать этап воронки, на который попадет сделка, указать ответственного и назначить ему задачу. Теперь все входящие письма система будет обрабатывать в соответствии с этими правилами.

Плюс такого подхода в том, что если заявки приходят на почту, не нужно дополнительно интегрировать сайт с AMO CRM. С автообработчиком заявки сами превратятся в сделки.

Однако в моем проекте этот способ не сработал: клиенты присылают на почту не типовые письма, а все, что им заблагорассудится. Поэтому я выбрала второй способ интеграции — подключила почтовый ящик.

Подключение почтового ящика в AMO CRM

Подключите почтовый ящик в разделе «Почта». Для этого введите имейл, пароль и подтвердите подключение. Чтобы заявки попадали в виде сделок в «Неразобранное», выберите «Корпоративный» доступ. Если выбрать «Персональный» почтовый ящик, система не создаст сделку в «Неразобранном».

Настройки почтового ящика при интеграции с AMO CRMПисьма, на которые менеджеры уже ответили, можно отправлять не в «Неразобранное», а на следующие этапы воронки. Для этого установите флажок «Автоматически создавать сделки при ответе клиенту».

Перейдите в настройки воронки и добавьте новый источник сделок — «Почта». Выберите, на какой этап воронки попадут сделки, в которых менеджеры ответили на письмо клиента.

Выберите этап воронки для подключенной в AMO CRM почты После подключения почты система подгрузит в «Неразобранное» последние 500 писем за месяц из папок «Входящие» и «Отправленные». В заявке будут имя, имейл отправителя и текст письма. AMO CRM будет создавать сделку на каждое входящее письмо с нового имейл-адреса.

Как отфильтровать лишние письма

Есть один нюанс: нельзя настроить CRM так, чтобы письма с определенных имейлов не превращались в сделку. Фильтров нет. Если во «Входящие» приходит куча писем-уведомлений, на каждое из них CRM создаст сделку. Менеджерам придется разгребать такие мусорные заявки вручную — это неудобно.

Я нашла выход. Раз AMO CRM синхронизирует только папку «Входящие», нужно сделать так, чтобы в нее приходили только письма-заявки от клиентов. Все остальные письма-уведомления должны поступать в другие папки.

Внутри подключенного почтового ящика я создала новые папки — «Уведомления», «AMO CRM», «Пойманные лиды» и другие. Через фильтры переместила все «лишние» письма в эти новые папки.

Отфильтруйте лишние письма в почтовом ящике

Во «Входящих» остались только письма-заявки от клиентов — из них-то AMO CRM и создает сделки в «Неразобранном».

AMO CRM + почта = ₽

После подключения почты к AMO CRM в моем проекте новые входящие письма становятся сделками. В них хранится вся история переписки с клиентом.

Письма в AMO CRM после интеграции с почтой

Менеджеры работают быстрее, потому что не тратят время на проверку почтового ящика. На письма клиентов они отвечают в один клик прямо из CRM.

Подключенная почта в AMO CRM

Раньше я не понимала, приводят ли к продажам обращения на почту. Чтобы это выяснить, нужно было сопоставить имейлы во входящих с данными клиентов в 1C.

Теперь я вижу результат в виде выручки по каждому обращению потенциального клиента. Святая автоматизация!

Результат интеграции CRM и почты

Напишите в комментариях, получилось ли у вас подключить почту к CRM-системе? Поделитесь, какие интеграции вызывают у вас трудности — постараемся рассказать о них в ближайших статьях.

Не хочу в этом разбираться, интегрируйте всё за меня!

Подпишись!

Оставьте адрес, и каждую среду мы будем высылать свежую статью

Спроси
автора статьи