Составляем правильный список задач. Часть 3

В первой статье шла речь о принципе экономии мышления и я также описывал, как можно разгрузить мозг от лишнего и превратить вылезшие мысли в конкретные дела. Во второй статье шла речь о том, как собирать входящие: мысли, идеи, полезную информацию. И теперь пришло время их обработать.

В первой статье я рекомендовал по каждой вылезшей из вашей головы мысли формулировать задачу, но это не значит, что со всеми входящими нужно поступать точно так же. По моим наблюдениям, из головы у людей вылезают именно дела и задачи, но помимо дел и задач в ваших инбоксах может быть справочная информация или просто мусор.
Для того, чтобы понять, что есть что существует вполне конкретный алгоритм. Изначально я его встретил в книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», но со временем немного доработал:

Процесс обработки можно представить в виде серии ответов на вполне конкретные вопросы, показанные на диаграмме выше. Синими буквами на диаграмме написано то, что нужно сделать с тем или иным входящим. А теперь буквально несколько комментариев по некоторым важным пунктам.

Справочная информация

Справочная информация – это то, что не требует от вас каких-либо действий (по крайней мере в обозримом будущем), но может вам пригодиться.

Тому, как правильно работать со справочной информацией будет посвящен отдельный пост. Сейчас стоит сказать три важные вещи на ее счет:

1. Справочную информацию надо складывать туда, где вы ее в первую очередь будете искать в тот момент, когда она вам потребуется
2. Ни в коем случае не смешивайте справочную информацию со списком дел. Да-да, нередко такое бывает, когда то, что нужно сделать живет в одном списке с тем, что «когда-нибудь пригодится для чего-то важного»
3. Не пытайтесь найти единый подход и инструмент для хранения всего разнообразия справочной информации

Чужая задача

Чужая задача – это то, что нужно сделать, но не вам. Вам же нужен результат выполнения этой задачи.

Вы замечали, как мало людей способны выполнить простое упражнение – сказать: «я отвечу вам в среду» и ответить… хоть когда-нибудь… Когда вы что-то просите от кого-то, то тут есть два варианта:

1. Вы уверены в человеке, и вы ему доверяете. Вы знаете, что если он получил вашу просьбу, то обязательно ее выполнит. В этом случае вам ничего делать не надо.
2. Вы попросили человека что-то сделать и внутри как-то неспокойно… Есть ощущение, что он забудет или не сделает вовремя по какой-либо еще причине. А раз так, то после того, как вы поставили задачу, в вашем списке дел должно появиться что-то типа:
   1. Напомнить…
   2. Спросить, как дела…
   3. Позвонить и узнать, нужна ли помощь… все ли понятно… (увы, но так часто бывает: ты приходишь к человеку с ожиданием, что он все уже сделал, а оказывается, что он даже не начинал, так как у него есть вопросы…)

Правило двух минут

Дэвид Аллен на одном из своих семинаров говорил, что знает людей, которым это правило добавило к жизни минимум полгода. Это правило просто:

Если по входящему нужно что-то сделать и это займет не больше двух минут, то сделайте это сразу. Прямо в процессе обработки.

Естественно, будьте осторожны, не редки случаи, когда вдруг оказывается, что у вас все задачи двухминутные. Если так, то забывайте об этом правиле – оно не для вас.

Записать в список задач или календарь

Это именно тот момент, где нужно правильно сформулировать задачу, так, чтобы она удовлетворяла ВСЕМ 5-ти критериям правильной задачи из предыдущей статьи, и добавить ее в свой список дел.

Как работать с календарем - это отдельная тема. Сейчас стоит уяснить одну вещь - в календарь помещаются события (не дела), жестко привязанные ко времени. Грубо говоря, календарь - это не список дел, это - особый вид справочной информации, говорящий вам в каком месте времени и пространства вы приняли решение находиться физически. Например: встреча с клиентом, совещание у руководителя. А вот, скажем, “Позвонить заказчику” - с этим уже не все так однозначно. Если вы не договаривались ни на какое конкретное время, то это задача и ее место в списке дел. А если вы договорились на вполне конкретное время, например 16:00, то место этой информации в календаре. Если же вам надо к этому звонку подготовиться, то сформулированное по всем 5-ти критериям задача должна пополнить ваш список дел.

Естественное планирование

Если вы посмотрите еще раз на 5 критериев правильной формулировки задачи, то увидите в пункте 4: «Быть выполнимой максимум за полчаса с минимальными затратами мыслетоплива.»

Это не значит, что вы любую задачу должны уметь выполнить за полчаса и с минимальными затратами мышления – вовсе нет. Но вы должны понимать первый шаг, приближающий вас к завершению задачи и вот он должен быть выполним и за максимум 30 минут, и с минимальной затратой мыслетоплива.

Если вы не видите такого первого шага, считая, что «не, ну тут надо 3 дня минимум и не меньше», то это не означает, что этого шага нет. Это означает, что вы его не видите. И вот процесс естественного планирования и призван помочь вам его увидеть и сформулировать, но и об этом – отдельный пост.

Как часто все обрабатывать?

Очень многим удается свести все свои входящие в электронную почту и в итоге встает вопрос: как часто нужно проводить обработку содержимого почтовых ящиках? Исчерпывающий ответ на этот вопрос я оставлю на потом, сейчас скажу лишь одно – делайте это тогда, когда ВАМ будет удобно.

А для этого в самую первую очередь вам надо будет отключить эти мерзкие уведомления о новой почте – они, к сожалению, выскакивают, когда ИМ это удобно. Всякий раз, когда на вашем экране всплывает это уведомление (или, что еще хуже, в кармане вибрирует мобильный телефон) ваше внимание перескакивает с того, чем вы были заняты и устремляется в почту. Стоит признать, что современное программное обеспечение для личной эффективности содержит огромное количество контрпродуктивных фич, и нет более контрпродуктивной фичи, чем всплывающей (пищащее, свистящее, вибрирующее) уведомление о новом электронном сообщении.

В следующей статье я расскажу вам как управлять списком задач и поддерживать его в свежем и актуальном виде.

Читайте продолжение в четвертой части >

[EPSB]20 декабря Максим Дорофеев снова проводит тренинг в Москве.
Можно прийти лично или посмотреть онлайн. Записывайтесь![/EPSB]