Обсудить проект

3 чек-листа, которые помогут навести порядок и стать продуктивнее

  • Soft skills
  • 29 ноября 2021
  • 1000
  • 9 минут

Оценить себя сложно. Особенно, когда речь идет о достижении жизненных или рабочих целей.

Бизнесмен и ультрамарафонец Евгений Алмаз придумал систему оценки самого себя по 10 критериям — от порядка в разных сферах, финансовых вопросов и принципов питания до личных качеств и смыслов, которые мы видим в жизни. Их можно найти в новой книге «Чек-лист самого себя». А в этой статье вы найдете фрагмент, который поможет вам оценить свое рабочее место, состояние телефона и компьютера.

Следуйте рекомендациям, наведите порядок и станьте продуктивнее.

Рабочее место

Вы наверняка знаете людей, которые считают, что им в так называемом рабочем беспорядке работается лучше. Заваливая свой рабочий стол бумагами, файлами и папками, они демонстративно достают нужный документ из самой середины свалки.

И всё бы хорошо, да это всего лишь обычные отговорки. Никто, абсолютно никто не может работать более продуктивно за рабочим столом, на котором происходит мини-Хиросима. Флоридские учёные провели масштабные иссле- дования с участием почти пяти тысяч человек обоих полов (47% мужчин и 53% женщин) в возрасте от 32 до 84 лет. Работники рассказывали исследователям об условиях труда и случаях расстройства памяти или отсутствия концентрации и т. п. Кроме того, испытуемые прошли специальные тесты, выявляющие способность запоминать важную информацию и использовать её для работы. У добровольцев также проверили навыки решения задач, тайм-менеджмента (умения грамотно спланировать своё время) и умение концентрировать внимание на конкретной задаче. После целого ряда проведённых опытов учёные выяснили, что в неблагоприятной рабочей среде — в беспорядке — когнитивные способности сотрудников значительно снижаются.

Работа в домашних условиях, если для неё нет специально оборудованного места, ещё менее продуктивна. Особенно негативно сказывается отсутствие рабочего места на женщинах. По мнению специалистов, их способность концентрироваться на поставленной задаче может быть сведена к нулю из-за обычного мусора на столе. Беспорядок на рабочем месте буквально на уровне подсознания заставляет работающего человека расслабиться и забыть о труде.

Как видите, факты говорят о том, что на рабочем месте должен быть порядок. Какие же могут быть критерии для максимально объективной оценки этого критерия? Думаю, что, ответив на некоторые вопросы, вы сможете решить, какой знак вам лучше поставить.

  1. Вы можете, не задумываясь, перечислить предметы, которые лежат у вас на рабочем столе?
  2. У вас есть тумбочка, где лежат предметы, которые вы используете реже чем один раз в неделю?
  3. Если провести по вашему рабочему столу ватным диском, он останется таким же белым или его цвет станет ближе к серому?
  4. У вас есть в шкафу отсек под названием «для всякой фигни»?
  5. Если вам нужно будет переехать в соседний офис, переезд займёт больше одного часа?
  6. Перед уходом с рабочего места вы проверяете, что оставляете за собой идеальный порядок?

Ответили? Теперь смело можете ставить себе плюс или минус.

В этом блоке я также поставлю себе плюс. У нас в офисе ни у одного из 13 сотрудников нет тумбочки (обычно это сборник барахла). Если кто-то из сотрудников оставит на рабочем столе любой предмет, кроме компьютера и документов, он, скорее всего, больше его не увидит, а увидит только фотографию своей кружки в мусорном контейнере. Наверное, это перебор. Но зато с порядком в офисе проблем нет.

Кроме того, я всегда сажусь за свободный стол — у меня нет отдельного кабинета и отдельного стола. Поэтому за какой бы стол я ни садился работать, он всегда должен быть идеально чистым. Но я всё равно ещё раз протираю его средством для чистки мониторов и только потом принимаюсь за работу.

В порядке всегда работать приятнее, чем в хаосе, а главное — продуктивнее. Следите за порядком на своём рабочем месте, и у вас появятся те самые несколько процентов эффективности, которых обычно так сильно не хватает.

Телефон

Сколько раз в день вы смотрите в свой телефон? Уверен, вы недооцениваете, а точнее сказать, не замечаете, как часто вы смотрите в свой смартфон.

В Америке провели несколько исследований и опросов относительно взаимодействия человека со смартфоном — цифры получились жутковатые. Так, например, американцы проверяют смартфон каждые шесть с половиной минут, или примерно 150 раз в день. Другое исследование и вовсе говорит о 300 проверках смартфона в день. Профессор одного из университетов США посчитал, сколько времени его студенты тратят на смартфоны. Выяснилось, что на телефон у них в среднем уходит по 8 часов 48 минут.

Даже если вы в два или три раза реже используете свой смартфон, это всё равно очень большое количество времени. И что вы видите всё это время в своём телефоне?

  • Смс копятся месяцами?
  • Ваша телефонная книга каждый раз кочует из старенького телефона в более новый?
  • Собранные фотографии не помещаются в память телефона, а мысли о том, что нужно перебрать фотогалерею, заканчи- ваются идеей сделать это в следующий раз?
  • Возможно, программы на вашем смартфоне разбросаны на два или даже три рабочих стола?
  • Или у вас есть несколько приложений, которыми вы не пользовались уже полгода или год?

Ответы на эти вопросы помогут вам ответить на главный вопрос этой главы: «В вашем телефоне порядок или пора его там навести?»

Ставлю себе третий плюс подряд. В моём телефоне нет ничего лишнего, все контролируется жесточайшим образом. А раз в год я чищу даже телефонную книгу на 99%. Уделите своему смартфону хотя бы три-четыре часа. Вам будет приятнее и удобнее пользоваться вашим гаджетом. В дальнейшем просто поддерживайте порядок в своём устройстве, на это уходит совсем немного времени.

Компьютер

Сейчас, пожалуй, 99% рабочих процессов осуществляется через компьютер. Кроме того, множество людей проводят свой досуг, используя всё тот же компьютер. Кто-то смотрит видео на YouTube, кто-то играет в компьютерные игры, кто-то собирает архивы фотографий, но все мы в той или иной степени являемся пользователями персонального компьютера. И вполне справедливо, что чем чаще мы используем компьютер, тем больший в нём должен быть порядок.

  • Давайте посмотрим на ваш компьютер с точки зрения порядка.
  • Вы без труда можете перечислить все папки и ярлыки на своём рабочем столе?
  • У вас иногда зависает компьютер от того, что на нём хранится слишком много информации?
  • Вы без труда и всегда с первого раза находите нужный вам файл?
  • У вас на компьютере нет ни одной папки, в которой бы хранились и аудиозаписи, и текстовые файлы?
  • В корзине вашего компьютера всегда пусто?
  • Вам понятна логика, по которой вы помещаете документы в ту или иную папку?
  • Экран компьютера всегда чист и на нём нет разводов?
  • Клавиатура компьютера также идеально чистая, и между клавишами нет крошек или пыли?
  • Какую оценку себе можете поставить?

Да, глава книги «Всё начинается с порядка» явно моя. Снова плюс. На рабочем столе из папок: «Кофейня», «Урожай», «Книги», «Алмаз-Альфа», «Krostu», «Ценные бумаги», «Точки Роста», «Личные документы». Из программ: «Outlook», «CСleaner», «Корзина». Отсутствие разводов и пыли на компьютере тоже на моей стороне.

Приостановите чтение на 30 минут, приведите свой компьютер в идеальный порядок, и уже при следующем заполнении чек-листа самого себя вы сможете с гордостью поставить себе плюс. Но, конечно, важнее не это, важнее ваше настроение, рост работоспособности и продуктивности, который вам может дать простой порядок в вашем компьютере.

Евгений Алмаз
Бизнес-тренер, марафонец, писатель
Обсуди с другими
Обсудить проект
Выберите услугу,
впишите имя и телефон, нажмите кнопку
Нужна консультанция Экспресс-аудит Реклама Аналитика Анализ конкурентов Стратегия ROI-маркетинг SMM Блог Сайт Другое
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с  Условиями обработки персональных данных