Ангелы и обезьяны: как применять бизнес-процессы для решения кадровых задач?

Традиционно считается, что бизнес-процессы помогают людям лучше и проще справляться с ежедневной оперативной работой. Ведь если есть описанный бизнес-процесс, то нет необходимости каждый раз заново изобретать велосипед, можно просто делать «как написано». И это действительно работает!

Удивительно, что бизнес-процессы могут помочь в решении задач, которые, казалось бы, не имеют к ним отношения. Например, бизнес-процессы и процессный подход могут с успехом применяться в области управления персоналом. Причем речь не идет о том, чтобы просто описать процессы, которыми занимаются HR-менеджеры, а именно процессы поиска и найма людей и адаптации персонала.

Кейс о кадровом голоде

Мой клиент работает в специфической сфере: продажа натурального каучука и авиационных шин. У него вечная проблема с поиском подходящих людей, хотя компания достойно платит и не требует от сотрудников чего-то сверхъестественного. Но из-за самой специфики отрасли профиль сотрудника такой сложный, что подходящих людей на рынке труда практически нет.

Так, например, чтобы работать с авиационными шинами, нужно неплохо понимать физику и химию, а чтобы эффективно взаимодействовать с поставщиками каучука, нужен технический английский — кстати, сами поставщики из юго-восточной Азии на нём говорят не очень хорошо.

Что в такой ситуации делает HR-менеджер? Расширяет географию поиска, придумывает интересное описание вакансии или создает систему внутренней подготовки и обучения людей. Мой клиент вложил много времени и сил в такой подход. К сожалению, он не дал компании требуемого результата: ни закрытых вакансий, ни сокращения адаптации для тех сотрудников, которых все-таки удалось нанять.

В конце концов компания решила опереться на управление бизнес-процессами. Что именно сделала компания?

Бизнес-процессы и HR

В первую очередь, компания уточнила (а где-то даже просто описала с нуля) технологию основных бизнес-процессов. Казалось бы, зачем? Сотрудники говорили, что они и так хорошо представляют, что и как они делают.

Однако детальное представление того, из каких этапов и операций состоят бизнес-процессы в компании, помогло очень точно сформулировать требования к персоналу. Причем теперь речь шла не о том, что нужно делать закупщику или менеджеру по продажам. Можно было точно понять, что должен знать и уметь сотрудник на разных этапах процесса.

Что дальше? Компания посмотрела на персонал и увидела следующую картину:

• есть ограниченное количество людей, которые, в принципе, могут справляться со всем — назовем их «ангелами». Проблема в том, что «ангелов» мало, их не хватает на все этапы бизнес-процессов. Именно их HR-менеджер и не мог найти и нанять.
• есть сотрудники, которые не дотягивают до того, чтобы доверить им какой-то процесс целиком — назовем их «обезьянками». У них есть преимущество: их много, и компания без особых проблем может отыскать их на рынке труда.

Дальше компания смогла взглянуть на все бизнес-процессы и выделить те этапы, где «ангельское» участие абсолютно необходимо, так как они требуют максимальной квалификации и имеют критическое значение для успеха общего дела. А все остальные задачи и операции процесса поручили «обезьянкам».

Кроме того, компания поняла: если доверять «обезьянкам» менее ответственные и сложные задачи, они ближе знакомятся с бизнес-процессами в целом. Поэтому в дальнейшем можно рассчитывать, что из некоторых из них вырастут «ангелы».

Воспользовавшись процессным подходом, компания смогла за три с половиной месяца решить проблему кадрового голода, одновременно разгрузив от рутины самых ценных и опытных сотрудников.

Как бизнес-процессы помогают «утолить кадровый голод» за 6 шагов?

Из этого частного случая можно выделить общий подход к тому, как делать бизнес, когда квалифицированного персонала объективно не хватает.

Например, если есть проблемы с менеджерами по продажам (а с ними практически всегда есть проблемы), то закрыть вакансию помощника менеджера сравнительно легко. На него мы можем переложить часть менеджерских задач, связанных с текущими клиентами, документооборотом или расчётом сделок. Конкурентоспособная оплата труда для таких сотрудников будет значительно ниже, чем деньги, которые приходится платить уже опытным, подготовленным менеджером.

Вот общий алгоритм, который поможет разобраться с кадровым голодом с помощью бизнес-процессов:

1. Опишите пошаговую технологию всех бизнес-процессов, в которых наблюдается хроническая нехватка персонала.
2. По каждой операции (или этапу) бизнес-процессов определите реальные (!) требования к квалификации персонала, как можно четче опишите, что именно он должен уметь делать.
3. Разделите все операции процесса на две категории: «сложные» и «простые». При желании можно добавить категорию «средние».
4. Перераспределите ответственность сотрудников: направьте самых опытных на сложные этапы процессов, а недостаточно квалифицированных сотрудников и новичков — на легкие.
5. Наймите недостающий персонал для легких операций.
6. Постройте систему обучения, направленную на постепенный переход сотрудников с легких операций на сложные.

Практика показывает, что использование бизнес-процессов в управлении персоналом помогает быстрее закрывать вакансии, часто с меньшими затратами, и создать в компании по-настоящему действенную систему развития и обучения персонала.

Подробнее о процессном управлении в малом и среднем бизнесе читайте в моей новой книге «Управление бизнес-процессами по-человечески». Она поможет повысить удовлетворенность клиентов, сплотить команду, уточнить систему показателей в компании и привлечь бизнес-партнеров.