Техника естественного планирования

В статье о том, как обрабатывать входящие, я обещал описать метод естественного планирования, который помогает найти первоочередной шаг, приближающий вас к завершению любого дела. И вот время пришло.

Метод волшебной феи

Сейчас рекомендую еще раз посмотреть на пять критериев правильной формулировки задачи из первой статьи  и особенно на пункт 4: каждая задача в вашем списке дел должна быть выполнимой максимум за 30 минут с минимальными мыслительными усилиями. Это не значит, что любое дело вы должны выполнить за полчаса, практически не включая мозг.  Это не означает, что дела, не укладывающиеся в эти рамки, не стоит делать вовсе. Этот пункт говорит о том, что для подавляющего большинства сколь угодно сложных дел, вы можете сформулировать самый первый шаг, приближающий вас к завершению этого дела. Этот первый шаг уже выполним и максимум за 30 минут, и с минимальной затратой мышления. Однако найти и сформулировать его может быть очень непросто, и поможет нам в этом техника естественного планирования. Однако перед тем, как приступить к естественному планированию, рекомендую попробовать метод волшебной феи, представляющей собой упрощенную схему этой техники. Метод волшебной феи заключается в следующем: представьте, что к вам прилетела маленькая волшебная фея. В своем деле она еще новичок, и какой-то серьезной помощи вы от нее не получите. Все, что фея может для вас сделать, – это дать вам 20 минут, но только если вы используете это время, чтобы приблизить себя к завершению вашего дела. Результатом этих 20 минут должно быть какое-то продвижение вперед. Что будет этим результатом? Если вы же поняли, каким будет результат первого шага, то правильно сформулировать задачу по его достижению будет уже несложно. Преимущество метода волшебной феи заключается в его оперативности. Все, что вам нужно, – 10-20 секунд, чтобы просто посидеть и подумать об одном деле. Если же метод не дал удовлетворительного результата, тогда для определения первоочередного шага придется прибегнуть к более тяжелой артиллерии.

Техника естественного планирования

Если метод волшебно феи не помог, на этот случай есть более универсальный рецепт. Его имеет смысл использовать также в случаях, когда первоочередной шаг понятен, прост, но… уже несколько месяцев вы не можете его выполнить по тем или иным причинам (в том числе уважительным). Изначально о технике естественного планирования я узнал из книги Дэвида Аллена и дополнил ее идеями из частных бесед с Андреем Степенко. Техника представляет собой последовательное размышление о проекте (проблеме или задаче) в пяти различных режимах:

1. Зачем мне это нужно? (Мотивация и принципы)
2. Как это в итоге должно выглядеть? (Видение конечного результата)
3. Какие у меня есть идеи? (Мозговой штурм)
4. Как эти идеи связаны друг с другом? (Организация)
5. Что я могу сделать прямо сейчас, чтобы приблизить проект к завершению? (Следующий шаг)

Теперь чуть подробнее о каждом из этапов. 

Зачем мне это нужно? (Мотивация и принципы)

Важность вопроса «зачем мне это нужно?» кажется настолько очевидной, что мы часто даже не удосуживаемся его себе задать. Тем не менее, рекомендую взять лист А4 и на нем продолжить фразу: «Это для меня важно, потому что …». Почему это важно для вас? Важно? Именно для вас? Или для кого-то еще? Если вы думаете, что эта задача больше важна для кого-то другого, ниже на том же листе продолжите: «Я понял, что для <имя> это очень важно, так как …» и дальше попробуйте составить список хотя бы из двух пунктов. Этим упражнением я не хочу подтолкнуть вас к мысли, что эта задача никому не нужна и ее стоит выбросить из ваших планов (хотя такой исход будет тоже полезным). Цели этого упражнения в другом:

1. Зафиксировать важность задачи, чтобы в будущем можно было бы с легкостью восстановить ее у себя в голове. Потому как буквально через 5-15 минут после вычисления первоочередного шага, понимание важности отойдет на второй план. Правильная формулировка задачи вдохновляет, но еще больше вдохновляет понимание цели, к которой приближает ее выполнение.
2. Понять, хочу ли я достичь результата или следовать пути. Часто  проблемы возникают, когда мы относимся к проекту с процессным мышлением или к процессу с проектным. Например, заняться спортом, выучить английский, разобрать балкон/гараж/дачу – это не совсем проекты, это способы жить иначе. Не может же быть такого: «Так, все, я занялся спортом и стал здоровым! Теперь здесь можно поставить галочку и вернутся к своему привычному образу жизни». Заняться спортом – это изменить образ жизни. Изучить английский язык – тоже. Разобрать гараж или балкон… Вы действительно хотите их разобрать или же вам хочется поддерживать их в чистоте все время? 

Как это в итоге должно выглядеть? (Видение конечного результата)

Если вы прошли этот этап и понимаете, зачем вам нужна эта задача, то можно перейти на второй шаг: определение видения результата. Вы понимаете, как выглядит то, к чему вы хотите прийти? Можете продолжить писать на том же листе А4: «Когда это будет выполнено, то …». Что у кого будет? Кто и что получит? Что и как будет выглядеть, и кто в связи с этим какие чувства будет испытывать? 

Какие у меня есть идеи? (Мозговой штурм)

Если видение было достаточно четким и ответ на вопрос «зачем?» достаточно убедительным для вас самих, то это автоматом запустит в вашей голове режим мозгового штурма. В этом режиме в вашей голове начнут появляться идеи разной степени бестолковости, и ваша задача – начать выписывать как есть. Хоть на тот же лист бумаги, хоть при помощи любого другого инструмента. На этапе мозгового штурма часто встречаются следующие ошибки:

1. Мы начинаем оценивать идеи и со словами: «Не, ну это полный бред…» игнорировать их. Иногда этот полный бред при последующем рассмотрении оказывается не таким уж бредом. А еще чаще одна действительно бестолковая идея «приводит своих друзей», выдергивая из недр сознания что-то стоящее.
2. Мы начинаем переключать себя в режим действия и думать, «что можно сделать», тогда как нас на этапе мозгового штурма больше интересуют аспекты задачи, которые надо принять во внимание (и потом уже решать, надо ли с ними что-то делать). Например, в случае для планирования отпуска: «Перелет», «Дедлайны на работе», «Даты отпуска супруги», «Кот дома» – это аспекты. В то время как «Купить билеты», «Уточнить у руководителя дату сдачи проекта», «Спросить жену, отпустят ли ее в ноябре» и «Спросить, возьмет ли мама к себе кота на 3 недели» – это задачи. На этапе мозгового штурма нам нужны аспекты, и чем больше мы выявим, тем точнее сможем определить первоочередной шаг. 

Как эти идеи связаны друг с другом? (Организация)

В момент, когда вы чувствуете, что идеи иссякли и интенсивность мозгового штурма сходит на нет, переходите к четвертому этапу техники естественного планирования – оценке и организации. На этом этапе надо собрать все полезные идеи в какую-либо структуру. Например, многоуровневый список, мыслесхему или еще какой-либо привычный для вас вид диаграммы. Здесь уже наступает пора оценить идеи и поместить их в удобную для вас структуру. 

Следующий шаг

После этого, глядя на организованные мысли, попробуйте использовать метод волшебной феи еще раз – это и есть пятый завершающий этап техники естественного планирования.

Домашнее задание

Если в вашем списке дел есть задачи, которые либо

1. явно невыполнимы за 30 минут с минимальными усилиями мозга,
2. простые, маленькие, понятные, но болтаются в списке уже несколько недель

попробуйте применить к ним метод волшебной феи или технику естественного планирования и посмотрите, что получится.