Как организовать выездной офис: опыт «ЛидМашины»

Часто для счастья людям достаточно вовремя получать большую зарплату и иногда работать из дома. Руководители думают, что сотрудники в такой системе довольны и эффективны, но на практике оказывается совсем иначе — коллектив устаёт и выгорает.

В «ЛидМашине» мы верим, что счастье можно найти в гармонии работы и жизни. Задача — построить рабочий процесс так, чтобы к нему захотелось возвращаться после сна или отпуска. Она сложная и не решается в один присест, но мы стараемся.

Уже два года «ЛидМашина» ездит работать в другие города и страны в формате выездного офиса. Мы успели побывать в Калининграде, Грузии, Турции и Венгрии (а некоторые из нас успели заскочить в Польшу, Австрию и Словакию).

На примере недавнего выезда я расскажу, как в компании появился такой формат работы, как организовать подобную поездку, а ещё поделюсь списком интересных мест, если вы тоже собираетесь в Будапешт.

Как мы докатились до Будапешта

Дело было в 2016 году. Идея выездного офиса зародилась у директора «ЛидМашины» Саши Вьюшкова, и он поделился ею с коллегами.

Работа — это часть жизни. Не круто, когда работа заканчивается в 18:00, а потом уже начинается реальная жизнь. Или если сотрудник любит путешествовать, а офисные загоны этому препятствуют.

Майя — ROI-маркетёр, аналитик и опытная путешественница — летает лоукостерами и не раз выхватывала себе недорогие билеты на Кипр. Она подхватила идею и набросала табличку со странами, куда можно съездить, и показала Саше.

Для первой поездки выбрали безвизовый вариант. Сразу поставили условие: не меньше пяти человек. Через две недели шестеро смельчаков (один за кадром) отправились в Калининград — он был в списке Майи.

Уже после первой поездки стало понятно, что задумка себя оправдала: ребята вернулись заряженными, отдохнувшими и с кучей историй.

Все мы любим друзей, которые втягивают нас в какие-то движухи. Когда работа зовет нас куда-то, она становится другом. Чем больше движух происходит, тем интереснее становится этот друг.

Первый раз ребята поехали спонтанно и летом в рамках эксперимента. Нам показалось, что шесть человек — маловато для компании из 34 сотрудников, и мы предположили, что надо лучше выбирать время и место для поездки.

Наиболее сложные времена для работы в эмоциональном плане — октябрьское похолодание и мартовский авитаминоз, когда заряд энергии просто необходим. Следующий выездной офис наметили на октябрь и поехали в Тбилиси.

В этот раз поехало уже в два раза больше ребят — гипотеза сработала. Путешествуем теперь минимум 2 раза в год, а недавно вернулись из столицы Венгрии.

Зачем мы катаемся в выездные офисы?

• меняем обстановку и разгружаем мозг;
• путешествуем;
• прокачиваемся в оптимизации работы — сделай всё вовремя и гуляй по улочкам Стамбула;
• понимаем друг друга — нет лучше способа узнать человека, чем отправиться с ним в путешествие.

Какие преимущества у выездного офиса «ЛидМашины»?

• отпуск сохраняется за сотрудником — 28 дней отдыха, которые, как и прежде, можно планировать с друзьями и семьёй;
• свободный график работы — можно гулять в любое время;
• компания платит за проживание и трансфер — расходы только на еду, сувениры и билеты на самолёт;

[EPSB] Хотите путешествовать с нами? Пишите. [/EPSB]

Едем в Будапешт!

За два месяца: выбор города и покупка билетов

Первый шаг — выбор места. Майя спрашивает у коллег, куда они хотят поехать, изучает варианты, стоимость билетов и собирает все варианты в одной форме:

Сначала в голосовании победил Белград, но цены на перелет кусались, и окончательным вариантом стал Будапешт.

У всех было время подумать и записаться на общей доске в офисе. В итоге набралось рекордное количество человек — 13. Никого не испугала даже виза. Почти никого.

В шенгенской визе мы увидели преимущества:

Итак, билеты, желающие и план есть. А ещё есть трепетное ожидание предстоящего путешествия — трудиться веселее. Работаем дальше!

За месяц: жилье и визы

За месяц начинаем обсуждать жилье. Выбираем подходящий формат: отель, квартира, дом. Кстати, я уже писала, жильё оплачивает компания — ведь это наш офис на ближайшую неделю.

За пять поездок жили по-разному — и в номерах по два человека в Стамбуле, и все вместе в одном доме в Тбилиси. Судя по отзывам, коллегам больше нравится второй вариант — до сих пор вспоминаются уютные посиделки под вино и укулеле (маленькая такая гитарка).

В Будапеште дом на 13 человек найти не получилось, ближе всего по ожиданиям оказался вариант с двумя просторными квартирами в самом центре.

Параллельно готовим визы. Заказали через местное агентство, удалось оформить быстро и не переплачивая. Все остались довольны.

За две недели до поездки

Билеты на самолет, жилье и визы есть. За две недели активизируется общий чат поездки — Майя создаёт документ с подробной информацией, которая поможет подготовиться.

Бронируем трансфер до аэропорта и ждём день X.

День отъезда

«ЛидМашина» живёт в Рязани — до аэропорта во Внуково добираться три часа. В день отъезда собрались у офиса, и к нам приехал вежливый Владимир на «Мерседесе» с намекающими сиденьями.

Уезжаем в Будапешт!

В Будапеште. Как работать?

В Будапеште мы были неделю — специально улетели в среду, чтобы не терять два полных выходных дня. Рабочий процесс каждый строит по-своему: кто-то делает всё заранее, и потом следит за процессами, кто-то встаёт рано утром, чтобы сделать дела и в обед пойти гулять. Некоторые весь день не расстаются с ноутбуком и передвигаются от вай-фая до вай-фая.

В любом случае выездной офис — это не отпуск, и задачи должны решаться. Рабочий процесс выглядит примерно вот так:

Вторую половину дня мы гуляем, а вечером собираемся вместе в кафе или баре. Все любимые места в Будапеште я собрала чуть ниже.

В выходные с чистой совестью все отдыхают. В этот раз устроили путешествие внутри путешествия: отправились в Вену есть знаменитые венские сосиски и гулять по Бельведеру.

«ЛидМашина» рекомендует: 10 мест, которые надо посетить

Будапешт прекрасен. Коллективным разумом мы решили, что недели вполне хватит, чтобы всё посмотреть. Вот небольшая подборка того, что нужно обязательно сделать:

• Подняться на смотровую площадку Базилики Святого Стефана — оттуда открывается потрясающий вид. Именно с этого места мы начали знакомство с городом.
• Не уходите далеко от Базилики, и зайдите в Zeller Bistro, где на входе вас встретят с бокалом домашнего шампанского со вкусом бузины. Здесь нет традиционных блюд, но все продукты прямиком с венгерских ферм. По вечерам поют местные музыканты.
• Сходите на выставку в Венгерскую национальную галерею — она находится в здании Королевского дворца в Будайской крепости. Нам повезло, и мы попали на временную выставку работ Фриды Кало.
• Если вы хотите попробовать национальные блюда и объесться гуляшом, сходите в Frici Papa — там всё соответствует туристическим запросам: вкусно, локально, недорого, много. Для тех же целей советуем ресторан с домашней кухней Paprika Jancsi, где вам буквально принесут корыто еды.
• Спуститесь под землю и посмотрите на старинное метро. Линия M1 появилась в Будапеште аж в 1896 году. Ветка «историческая» — по ней можно кататься и изучать достопримечательности.
• Поездка на метро до станции Széchenyi fürdő привезёт вас к купальне Сечени. Примите термальную ванну, посмотрите на венгров, играющих в шахматы — местная фишка, сходите в 14 саун. Это популярная для туристов точка — но не пугайтесь и отправляйтесь туда в будний день.
• После купальни можно погулять в Варошлигете — огромном городском парке, внутри которого вы найдете замок Вайдахуняд, памятник Анонимусу, несколько музеев и даже зоопарк и цирк. Ну или ничего не ищите, а наслаждайтесь прогулкой или устройте пикник.

  Кто-то кормит коллег, оставшихся в Рязани — это традиция:

  Истории из выездного офиса ребята будут травить на кухне ещё не один месяц.

  

  Не так важно, чтобы ехала вся компания. Энергии нескольких человек вполне хватит, чтобы зарядить весь офис. Кроме того, сотрудник рассказывает о путешествии своим друзьям и знакомым — это уже история про HR.

  Итак, как организовать выездной офис:

  • за два месяца до поездки выберите место, соберите людей и купите билеты;
  • за месяц до поездки забронируйте жильё и сделайте визы (если надо);
  • за две недели до поездки составьте инструкцию (валюта, багаж, документы);
  • за неделю до поездки придумайте места, куда хотите сходить;
  • фотографируйтесь на месте.

  Все фото из поездки вы можете увидеть по хештегам #лидмашина в Instagram.

  А мы начинаем думать, куда поехать в марте. Ждем советы в комментариях!