Есть множество статей, книг и даже блогов по личной эффективности. Но самые лучшие показатели реальной эффективности таких материалов — результаты их авторов. Игорь Манн и Александр Горбачев виртуозно успевают вести множество проектов и всё успевать. Поэтому зафиксировали свои системные подходы в новой книге — в ней мало воды, много примеров и техник, которые можно применять. Так вы станете чуть-чуть эффективнее.

Полную книгу можно приобрести на сайте «КнигиУма», а пока прочитайте и попробуйте использовать техники для планирования дел на день, неделю или месяц в нашем отрывке.

Горизонт

Есть на свете уникальные люди, которые планируют свою жизнь на десять лет вперед. Есть и такие, которые планируют всю жизнь. Но, по нашему опыту, большинство людей (90–95%) не планируют даже свой год. А многие люди умудряются не планировать свой день. Планы можно сформировать на день (и даже часть дня, например на вечер), неделю, месяц, год или на больший отрезок временим. Это и есть горизонт планирования.

Дадим рекомендации для основных горизонтов планирования — и прокомментируем их.

Горизонт планирования «ДЕНЬ»

— Планируйте в обратном порядке

— Глагольная фиксация

— Норматив

— Запас на форс-мажоры

— 3 корректировки

— Учет суточного биоритма

Планируйте в обратном порядке

Техника позволит вам не опаздывать на встречи — внутренние и внешние. Например, вам нужно быть в 14:00 на встрече в офисе у клиента. Считаем так.

14:00 Встреча.

13:45 Сориентироваться на местности, пройти бюро пропусков и добраться до офиса (15 мин).

13:15 Дорога на метро (30 мин). Приложение «ЯндексМетро» с точностью до минуты покажет, сколько по времени займет перемещение от одной станции до другой. Подскажет, в какой вагон садиться, чтобы меньше времени потратить на пересадку.

13:00 Пешком от дома до метро (15 мин). Здесь поможет приложение «ЯндексКарты/Навигатор».

12:50 Собраться, одеться (10 мин).

Итого, чтобы быть вовремя, уже в 12:50 мы должны начать сбор. На это время ставим будильник. А еще лучше за 5–10 минут до этого — чтобы было время завершить дело, которым будете заниматься. Хотя бы до промежуточной точки.

Глагольная фиксация

Каждый пункт плана лучше записать двумя-пятью словами. Одно слово контекст задачи не передает. Сравните «магазин» и «купить молоко и сыр». Для фиксации на результат обязательно добавьте глагол, отвечающий на вопрос «что Сделать?». Именно Сделать, а не делать!

Как правильно записать задачу? Разберем на примере.

— презентация (нет глагола совсем);

— делать презентацию (нет глагола «что Сделать?»);

— подготовить презентацию (всё правильно).

Крайне важно добавить именно окончательный результат, а не промежуточный. К примеру, «Встреча с дебитором» — что конкретно вы планируете получить в результате? График платежей, гарантийное письмо, сумку с наличными, предложение о бартере, извинения и обещания?

Хорошо сформулированный ожидаемый результат на 30% ускоряет любой диалог.

Норматив

Каждый пункт плана должен получить оценку по времени — сколько нужно минут/часов на его выполнение. В некоторых случаях продолжительность предопределена другими людьми. Например, совещание, собрание.

В других случаях дело может занять — по вашей же оценке — разное количество времени. Уборка может занять час, а может два. И лучше всегда записывать минимально реальное время выполнения. Запишете час — уложитесь за час.

Запишете два — будете убирать квартиру два.

Жизнь — это на 90% повторяющиеся события, поэтому мы знаем, сколько они займут времени, основываясь на жизненном опыте.

Пример тестера книги Кийко Элина

1. Всё, что не нравится, можно пробовать делегировать (например, уборку).
2. То, что регулярно занимает время, — упрощать. Я заказываю продукты в одном и том же магазине онлайн. Занимает минут десять, так как все основные продукты отмечены в Избранном. Первым делом иду по списку продуктов, которые заканчиваются, а затем дополняю хотелками (на это уходит две трети времени — 7 минут).
3. Можно оформить подписку: например, подгузники, которые нужны регулярно, Ozon привозит и оставляет у двери по расписанию, да еще и с допскидкой.

Запас на форс-мажоры

Как бы вы ни планировали завтра, завтра всё пойдет не по плану. Поэтому хороший план должен учитывать форс-мажоры. Всегда закладывайте резервы времени. По опыту, они могут достигать 40% рабочего времени. Заложите 40% времени на форс-мажоры — план будет выполнен на 100%!

3 корректировки

План дня корректируем не более трех раз.

Раз. Вечером составляем список дел на завтра. Представляем завтрашний день, прокручиваем его в голове.

Два. Утром — актуализация. Просматриваем почту, делаем контрольные звонки и сообщения (проверяем, состоятся ли запланированные встречи), смотрим входящие сообщения. И по свежим вводным конкретизируем план на день.

Три. После обеда снова актуализация — с учетом новых обстоятельств.

Учет суточного биоритма

При планировании дня учитывайте свои биоритмы. Если вы «жаворонок», начните день с коротких, но важных задач. Их решение зарядит вас успехом, и вы сможете взяться за решение задач сложных, важных. После обеда делаем рутинные задачи, не требующие интеллектуального напряга.

И учитываем второй пик активности, который приходится на интервал с 16 до 20 часов. Используйте свой «жаворонковый» день на полную мощность!

А если вы «сова», то ваша первая половина дня — это рутинные задачи, не требующие интеллектуального напряга. Только к вечеру придет максимальный пик активности, которым и нужно воспользоваться по максимуму.

Алгоритм плана на день

1. Вечером делаем список дел на завтра;
2. Проверяем каждый пункт на соответствие правилу «фиксация на результат»;
3. Фиксируем «норматив времени» напротив каждого пункта плана;
4. Утром актуализируем расписание исходя из вводных;
5. Суммируем общее время на выполнение задач и добавляем 40% резервного времени на форс-мажоры;
6. Приступаем к выполнению.

Горизонт планирования «НЕДЕЛЯ»

— Пятница 12:00,

— Точки «дозаправки»,

— «Шаббат».

Пятница 12:00

План на неделю должен быть готов к 12:00 в пятницу. Особенно это важно требовать с подчиненных. Чтобы вы как руководитель могли до конца дня внести свои коррективы. Если в пятницу есть план на следующую неделю, вы уходите домой с чистой головой и полноценно отдыхаете. Каждый, кто уходит с работы без плана на следующий период, — тянет за собой психологическую нагрузку принятых решений. Всё это мешает полноценному отдыху, разъедает нас изнутри — и вы просыпаетесь разбитым, без сил.

Точки «дозаправки»

Водитель, планируя маршрут, продумывает остановки для отдыха и заправки авто. Почему же мы с вами зачастую забываем заправить наш организм энергией, дать остыть своему движку и тормозным колодкам?

Вы обязаны каждый день продумывать окна «дозаправки». Список «заряжателей» вам в помощь. В течение дня определите несколько точек, когда вы будете отдыхать. Три-четыре оптимально. Это позволит вам сохранить ежедневную максимальную активность. Когда планируете неделю — сразу зафиксируйте эти временные островки энергетической безопасности.

«Шаббат»

Один день в неделю должен быть без работы. На 100% посвящен отдыху. Недаром во многих религиях есть день отдыха. Суббота в иудаизме, воскресенье в христианстве. Чтобы каждую неделю работать на максимуме в течение года и не уставать, не болеть, один день посвящайте себе. Своему здоровью. Своему отдыху. Неважно, какой это будет день недели (касается людей, работающих в проектной деятельности).

Важно, чтобы это была регулярная цикличность.

Алгоритм планирования недели

1. Внести в календарь дела, привязанные ко времени и дню недели (еженедельные дела);
2. Внести точки «дозаправки»;
3. Зафиксировать время отхода ко сну/пробуждения с учетом индивидуальной потребности во сне;
4. Оставшееся свободное время — это время для дел из списков.

Горизонт планирования «МЕСЯЦ»

— 5 целей,

— 2 А и 3 В,

— Лучший отчет — галочка в плане,

— Алгоритм плана.

5 целей

Важная черта планирования, особенно на месяц, — это добиться 100%-ной выполнимости. Из нашей практики, максимальное количество целей на месяц — пять. Если их больше, то идет расфокусировка внимания, частые переключения и потери энергии. И как следствие, не всё будет выполнено в срок. Если ставить меньше пяти, то это снижает тонус эффективности, расслабляет нас.

Игорь: Дела на месяц планирую с помощью отдельной программы ToRound. В ней задачи месяца отображаются в виде кружочков. Их может быть от 5 до 9. Разные цвета — разные категории. А размер кружочка показывает его текущую важность (чем больше, тем важнее). Очень удобно.

2 А и 3 В

Из пяти поставленных на месяц целей две должны быть ключевыми (категория А), а 3 — дополнительными (категория В). Это означает, что даже в форс-мажоре ключевые цели должны быть достигнуты в любом случае. Если вы таким образом, заранее, выделите приоритетные цели — будет проще принимать решения в процессе работы над их достижением.

Лучший отчет — галочка в плане

Если план за месяц составлен по предлагаемой схеме, то в программе планирования у вас будет пять пунктов. И на конец месяца можно быстро сделать отчет о выполнении:

— 1 — готово на 100%;

— 0 — почти готово.

Важно жестко проводить оценку. Даже если цель выполнена на 99% — это 0!

Алгоритм планирования месяца

1. За два дня до начала нового месяца утвердить 5 целей;
2. Занести их в календарь (органайзер);
3. Проводить еженедельный мониторинг достижения;
4. В последний день месяца провести оценку 1/0;
5. Расписание.

Плотность событий

В начале книги мы уже писали, что большинство авторов книг об эффективности буквально принуждают читателей жить и работать на пределе своих возможностей или даже выходить за них. Они внушают, что наши возможности безграничны, принуждают надрываться больше и больше...

За годы нашей работы мы, авторы, пришли к однозначному убеждению. Работать можно и нужно на разных оборотах. Есть периоды, когда мы живем на высоких оборотах. Планируем каждую минуту провести с пользой. Десятки звонков, встреч и дел.

А бывают периоды, когда на день всего пара пунктов в расписании (а то и ничего), и это абсолютно нормально. Более того, у каждого человека свои предпочтения. Своя скорость жизни, в которой он чувствует себя максимально комфортно. Изначально она коррелирует с темпераментом. Если вы холерик, то высокий темп ежедневной жизни — ваш формат.

А если вы меланхолик (15% людей по статистике), то вам по душе низкий темп жизни. Работа на высоких оборотах утомляет. И именно меланхоликов чаще всего «ломают» тренинги и книги вот этими своими квантовыми скачками. Поэтому очень важно, учитывая темперамент, найти свой ритм жизни — и уже исходя из него планировать свой календарь, используя принцип Парето.

Если вы холерик, то 80% времени планируем на высоких оборотах, а 20% на низких.

Если вы меланхолик, то 80% времени планируем на низких оборотах, а 20% на высоких.

Запомните: важна не почасовая, а календарная эффективность.

Например, меланхолик неделю надрывает себя в погоне за результатом. Потом неделю болеет. Таким образом, за месяц добьется меньшего, чем если бы каждый день работал на низких оборотах.

Она поможет сохранить высокую плотность дел и успеть сделать всё запланированное. Важна как с вашей стороны, так и со стороны вовлеченных в действие людей.